■ショートステイ申込受付システムリリースの背景

ショートステイは在宅介護を支える重要なサービスですが、空き状況の確認、申込受付、スケジュール調整など、日常的に高頻度かつ複雑な業務が発生しており、勤務時間外にまで及ぶケースも常態化していました。特に、申込の重複や予約ミス、情報共有の遅れなどが発生しやすく、職員の業務過多やサービス遅延の原因となっていました。

■ショートステイ申込管理は煩雑！

1.予約・空き状況の把握が煩雑

エクセルや紙ベースで管理しているため、更新漏れ・確認ミスが頻発。

電話やFAXでの申込が多く、タイムラグが発生しやすい。

利用希望が集中する月末年始・お盆などに対応しきれない。

２. 利用者情報の管理が非効率

介護度、医療情報、家族情報などがバラバラに保管されており、都度探す手間がかかる。

過去利用履歴の検索に時間がかかる。

３. 電話や手動での管理でキャンセル・変更対応が手間、ダブルブッキングのリスク

利用者や家族からの変更連絡が電話中心で、記録ミスの原因に。

キャンセル待ちの管理が手書きや記憶頼りで、対応漏れが起こりがち。

４. 関係者間の情報共有不足

ケアマネージャーや他事業所との情報連携がメールやFAX中心で、リアルタイム性が乏しい。申込状況が担当者にしか分からず、チーム内での連携が不十分。

５. ICT導入のハードル

システム導入に対する抵抗がある。導入費用やランニングコストへの不安。

■ショートステイ申込システムで強力サポート！

〇 ケアマネジャーやご家族、ご年配の方でも見やすく、使いやすい画面

シンプルで見やすい画面設計になっているので、初めて見る方や不慣れな方でも直感的に操作が可能です。

操作方法の説明やサポートに時間を割かれることもありません。

〇 スマートフォンやパソコンからいつでも申込受付、スタッフ様のご都合の良い時に受付作業が可能

インターネットでの申込のため、ケアマネジャーやご家族様はいつでも自由に申し込みが出来ます。受付した申込情報は自動で蓄積されるのでスタッフ様のご都合の良い時に受付作業を行うことが出来ます。

〇 申込が確定した情報は専用カレンダーへ自動反映

カレンダーには各部屋ごとにご利用者のお名前が表示されます。

部屋変更や日程変更もカレンダー上から修正できます。

〇 ケアマネジャーやご家族様への連絡はショートメールとメールで自動配信

申し込みが確定しますとショートメールが自動配信されます。

お電話やFAXなどの返信作業は不要となります。

〇キャンセルもシステムから

利用者やその家族の予定が急に変わった場合、電話や窓口に行かなくてもオンライン上で手軽にキャンセルできます。

■導入効果

空き状況・申込情報のリアルタイム共有により、電話対応件数が削減

ケアマネージャーとの情報連携がスムーズになり、調整時間が短縮

利用者情報の一元管理により、誤登録や記録ミスがほぼゼロに

データ分析機能により、稼働率や傾向を可視化し、今後の計画に活用可能

ショートステイ申し込みシステムについて詳しくはこちら

https://office24web.jp/service/shortstay-appointment

資料ダウンロードはこちら

https://office24web.jp/menkai_dl

■機能例

・予約申込み情報

迎の有無や複数のご希望日を入力できます。

・お部屋の増減

お部屋の追加、並び替え、名称の変更が自由にできます。

・空床状況表示

現在の空き状況をケアマネジャー・ご家族様が確認する事ができます。

・利用者集計

対象の時間内で利用者様の入退所日の検索が可能です。

※これらは一例です。他にも多数機能がございます。

■予約の流れ

申込みがあると、管理画面の受付一覧に表示されます。

空いている日程を選択し決定を押します。

申込受付完了時点で自動的にケアマネジャーやご家族様宛にショートメールが届きます。

多忙な現場にとって、申込管理システムは大きな助けになります。特に月間利用者数の多い施設や、複数の窓口と連携している事業所には効果的です。

■会社概要

□株式会社バルテック

事業内容：ICT機器及びソフトウェアの開発・製造・管理

設立：　1993年3月23日

所在地：〒163-1103　東京都新宿区西新宿6-22-1　新宿スクエアタワー3階

URL：https://www.webjapan.co.jp/

■バルテックのクラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」とは

MOT/TEL（モッテル）は、スマートフォンを使って内線・外線・業務通話ができるクラウド型のビジネス電話システムです。特に介護施設においては、インカムやPHSの代わりとなり職員同士のスムーズな連絡手段として注目されています。

MOT/TEL（モッテル）はスマートフォンを使い、内線・外線・録音機能など多彩な機能を一台でカバー。施設内に限らず、訪問介護時や外出先でも代表番号で発着信が可能です。

インカムのような一斉通話やPHSのような内線連絡もでき、さらに通話記録の管理もできるため、情報共有やトラブル防止にも役立ちます。コスト削減と業務効率化を両立する、次世代の連絡ツールです。

クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」について詳しくは

https://www.mot-net.com/mottel

また、オフィス内に電話システムを構築したい場合には、機器設置型のMOT/PBX、既存ビジネスフォンを活用したい場合にはMOT/PBX+Bをご利用いただけます。

法人電話システム「MOT/PBX」について詳しくは

https://www.mot-net.com/