2022年の1社あたりの来訪数はコロナ以前の水準に

1社あたりのオフィス来訪数は、2019年にピークを迎え、新型コロナウイルス感染症の拡大防止策として2020年4月に緊急事態宣言が発令されて以降、2020は前年比60％台まで減少しました。

2021年以降は徐々に来訪が戻り、2022年には2019年と比較し92.7%とコロナ以前とほぼ同水準となっています。

ハイブリッドワークが普及しながらも、事業の成長やコミュニケーションを求めて徐々に出社日を増やす企業が多い中、それに伴いオフィス来訪者数も元に戻っていると考えられます。

2022年の受付システム利用回数は200万回を超える

2017年 クラウド受付システム「RECEPTIONIST」リリース以降、徐々にユーザー企業が増加し、2019年の年間受付回数は100万回を達成しました。リモートワークが広がった2020年には一時的に利用が落ち込んだものの、受付回数は2022年の1年間で200万回を超えています。

オフィス来訪がコロナ前に戻っていることに加え、長期化するコロナ禍において新たに従来の受付対応を見直す企業の導入が進んだことも要因と考えられます。

上場企業による受付システムの導入がコロナ以降4倍に急増

利用回数の増加には、上場企業の導入が2019年より4倍の増加となったことも大きく影響しています。2022年12月時点で、日本取引所グループの上場企業3,869社(*1)のうち132社に導入されています。

導入企業の主な背景として、

・コロナ禍において出社率を抑制する中、出社している限られた人数で受付対応をする必要があるため、効率的なフローにしなければいけない
・固定電話(内線電話)を撤廃するため、受付を改善する必要があった
・経営統合をきっかけにABW（Activity Based Working）やフリーアドレスを進めることとなり、総務部門がすべての来客を取次ぐことが現実的ではなくなった
・来客数が減少しても、受付対応の社員は出社を強いられ、感染リスクへのケアが必要になった

など、企業においても新たな働き方を構築し、受付対応をシステムを導入したDXを踏まえて見直すことが増えていると捉えることができます。

参考：RECEPTIONIST導入事例インタビュー
https://receptionist.jp/cases/

*1：JPX 上場会社数・上場株式数 (2022年12月時点)
https://www.jpx.co.jp/listing/co/index.html

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の、
・ビジネスチャット・SMSを通じて担当者本人に来客通知を送る内線電話を用いない受付方法
・QAコードを用いた非接触での受付対応
・来客情報の自動保存
・日程調整ツール「調整アポ」と連携した事前登録によるスマートな受付対応
・導入後の社員情報更新・来客通知の設定など管理・運用の利便性
・規模問わず企業ごとの運用に合わせた柔軟なカスタマイズ性
などの機能が多くの従業員・グループを抱える企業やセキュリティを重視する企業にも評価された形となっています。

新たな受付の形：企業以外の利用ケースも増加

また、新たな受付利用ケースも増加しています。

・工場
セキュリティに加え、新たに感染症対策が負荷となっている守衛の受付対応の負担軽減

・美容院
シェアサロン（フリーランス美容師が利用する、レセプションのスタッフを配置しない美容室）での効率的な受付対応

・学校法人
事務局での業者などの来客対応
敷地内の起業支援施設（インキュベーションオフィス）での来客対応

・医療クリニック
完全予約制のクリニックでの活用
（日程調整ツールと連携し、予約〜受付を効率化）

企業のオフィスに限らず、もともと常駐の受付専任スタッフが対応していたさまざまな受付シーンにおいて、新たな出会いの形として受付システムが広がっています。

今後の課題と当社の取り組み

ハイブリッドワーク前提のオフィス構築や働き方の変化にともなう受付DXが加速し、当社への問い合わせ状況からも、今年以降も継続して増加していくと見込まれます。

柔軟な働き方が浸透するなかで、当社は、今後オフィスや施設内の「限られたスペースを効率的に使う」ことが求められると考えています。
・定例会議で予約しているスペースが、テレワークにより使われていなかった
・誰がいつ出社しているかわからず日によってオフィスをうまく活用できていない、またグループのコミュニケーションが活発化できていない
など、新たな課題が顕在化すると見込んでいます。

今後は、提供する日程調整・受付・会議室管理をワンストップで効率化できるサービスを通して、よりビジネスコミュニケーションを円滑にするべく新たな課題に取り組んでまいります。