【調査概要】

・調査名：歯科医院における電話受付業務に関する実態調査

・調査期間：2023年12月7日～12月10日

・調査機関：自社調査（株式会社スマートチェックアウト）

・調査対象：全国10000歯科医院

・有効回答数：246

・調査方法： インターネット調査

▪️76.975%以上の歯科医院が電話受付業務を負担に感じている！

WEBやLINEなどを使った予約が歯科医院でも増えてきている昨今であっても電話を使った予約や問い合わせ業務は一定数存在しています。そこで全国の歯科医院を対象に日々の電話業務を負担に感じたことがあるのかどうかを尋ねたところ、「頻繁に感じている」が22%、「負担に感じたことがある」が54.9%と7割以上の医院で電話受付業務を負担に感じていることが明らかになりました。

▪️平均的に見ても約月16時間／月 、30時間以上電話対応に時間を取られている医院も！

さらに1日の受電件数について尋ねたところ、「〜20件」が57.3%パーセントと半分以上を占め、ついで「21件〜30件」が25.6%パーセント、それ以上の受電数がある医院も13%近くあることが明らかになりました。

ボリュームゾーンである80%の医院の受電件数を一日25件、1回あたり2分の電話対応時間と仮定すると、月20日間営業で16時間以上、受電数が1日50件を超えるような医院だと月30時間以上も電話対応に費やしていることになる計算になります。

またアンケートの回答の中には「営業電話が一番困る」「全く必要のない営業電話が巧妙に掛かってくる」など患者さんとのコミュニケーションに関係ない電話も多く、負担やストレスになっているという実態がありました。

■72.3%が一部業務に支障をきたしている

「電話業務により、目の前の患者さんに集中できないと感じたことがある」という問いに対しては「頻繁に感じている」が14.6%、「感じたことがある」が57.7%と、7割以上が業務負荷を感じており、電話が出られないことにより患者に迷惑をかけていることを気にしている医院も多くありました。昼休みや営業時間外は電話対応をしていないところがほとんどのため、その分機会損失につながっているとも言えます。

▪️電話対応の負担はスタッフの離職につながる！？

これだけ多くの歯科医院が電話業務を負担に感じ、本来あるべき治療時間から多くの時間が奪われているにもかかわらず、実際に何らかの「電話業務の負担が減るシステムを導入している」医院はわずか6.9%しかありません。実際は受付業務の人材を雇ったり、歯科衛生士が電話業務を兼ねているケースも多くあります。

ただ歯科業界全体では人手不足は大きな課題 であり、経営的にも簡単に人を雇うことができない場合もあります。またせっかく雇用できたスタッフも、受付業務などにさかれる時間が多すぎる場合、より良い環境を探して離れていってしまうケースも少なくありません。

電話業務の負荷軽減を実現する『ペイたんコール』！

そんな電話対応に悩む歯科医院の助けになりたい。歯科医師や衛生士の方に本来の業務に集中してもらいたい。そんな思いからスマートチェックアウトが提供する新たなサービスが『ペイたんコール』です。

歯科業界に特化した新しいAI受付システムで、スタッフを受付業務から解放

24時間365日電話からの一次受付業務を100％対応、治療ニーズを事前ヒアリングし優先順位をリスト化、電話内容を文字起こし、患者ページへの自動記録。工事、初期費用は不要で設置もらくらく。クレームなどの急を要する患者さまの対応はAIから人にバトンタッチし、スムーズに連携することができます。

スタッフの負担軽減、患者のニーズをきっちり捉え満足度も向上、健全な医院経営の力になるサービスです。

※参考
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＜調査概要＞
調査名：歯科医院における電話受付業務に関する実態調査
調査主体：株式会社スマートチェックアウト
調査対象：全国のPay Light導入歯科医院10000医院（有効回答n＝246）
実施期間：2023年12月
調査方法：メールアンケート調査
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■会社概要

社名： 株式会社スマートチェックアウト

本社所在地： 〒100-7018 東京都千代田区丸の内2-7-2 JPタワー18F

設立： 2013年3月22日

代表： 代表取締役　玉井 雄介

事業内容：決済代行サービス

HP： https://www.smart-checkout.net/

公式Twitter：https://twitter.com/sco_official_jp

公式YouTube：https://www.youtube.com/channel/UCc1AOopLrlP1la-h3DbanEQ

オウンドメディア「NEXCARE」：https://mag.pay-light.com/

歯科予防に特化した歯科医院「HAKARA」の運営：https://hakara-mc.jp/

歯科医院向け経営オウンドメディア『Pay Light Academy』：https://academy.pay-light.com/