調査背景　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

アフターコロナに向けた動きとして、Amazonが従業員に5月から週3以上の出社を求めることを発表し、Appleは昨年9月から週3以上の出社を求めるなど、外資の大手企業では“出社回帰”の動きが見られています。国内企業においても、社内コミュニケーションの活発化・円滑化を目的に原則出社の方針を発表する企業が増え、今後は徐々にオフィス出社を基本とした働き方に戻ると予想されています。

このような背景から、当社はオフィス出社における会議室利用・管理の現況を把握するため、全国の一般社員400名にアンケート調査を実施しました。

出社は「週3以上」が71.1％　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

「2023年現在、あなたはどのくらいの頻度で出社していますか？」の問いに対し、「平均週5回」が50.8%、「平均週3~4回」が20.3%と、新型コロナウイルス感染症の影響を受けテレワークが推奨されていた頃と比べ、現在は7割が週の半分以上出社していることがわかりました。

「会議室の予約や利用に課題を感じるか」には3割が「課題を感じる」と回答　

「会議室の予約や利用に課題を感じるか」の問いに対し、「はい」と回答した人は31.0%との結果が出ています。まだ少数派ではありながら、会議室利用のトラブルに遭遇し課題を持っていることがわかりました。

会議室利用の課題ランキング1位は「会議室が足りない」　　　　　　　　　　　

課題を感じる人の中で、「どんな課題を感じますか？」と聞いたところ、「会議室が足りない」の回答が51.6%にのぼりました。次に「予約が取れない」「予約に手間がかかる」が続いています。コロナ以降、対面の会議・打ち合わせに加えWEB会議も浸透したことで会議の総数が増加し、2020年以前よりも多くの会議室が必要になっていると推測できます。

もし会議室が取れない場合、「会議日時を変更する」が22.4%　　　　　　　　

さらに、「あなたは会議室やWEB会議用個人ブースの予約が取れない時はどうしますか？」の問いに対して、「別の場所で会議する（50.0%）」に続いて「会議日時を変更する」という回答が22.4%に上りました。

社内会議の場合は柔軟に対応できるものの、商談や打ち合わせの場合はビジネススピードを落としている可能性があると捉えることができます。

まとめ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

2020年以降に働き方が大きく変わったものの、2023年にはオフィス出社へ戻る傾向が強まっています。会議室の課題を実感している人は現時点では少数派ですが、オンライン・対面と会議形態が広がっていることにより、今後はいままで以上に「会議室が予約できない」「会議室が足りない」課題が顕在化すると予想されます。

課題のなかには「ダブルブッキング」や「空予約」「時間通りに終わらない」などもあるため、スペースの不足だけではなく、「会議室が適切に利用されていない」ことによって、会議室が足りないと感じているケースもあるのではないかという推測ができました。

課題を解決するためには、会議室の増室を検討するのではなく、まずは

・とりあえず予約され、実際には使われていない会議室はないか
・必要な時にすぐに会議室予約をしやすい環境になっているか
・会議室の利用状況が可視化されているか
・時間通りに会議室から退出し、次の利用に迷惑をかけていないか

など、適切に利用されているかを知る必要があるのではないでしょうか。

当社は、ビジネスの機会損失をしないために、会議室はツールを用いて効率的に管理することが必要であると考え、「予約ルームズ」を通して会議室の予約管理をデジタル化することで課題の解決を目指してまいります。

＜調査概要＞
調査対象：全国の企業に勤めている20〜60代の一般社員（男女）
調査方法：インターネット調査
有効回答数：400名
調査実施日：調査実施日：2023年1月30日〜31日

■予約ルームズ
サービスサイト：https://rooms.receptionist.jp/
「予約ルームズ」は会議室・集中ブース・WEB会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステムです。
アプリをインストールしたスマートフォンまたはタブレットを各スペースに設置し、入退室を把握し、実際に使われている会議室や、今すぐ利用可能な会議室をWEB上で可視化します。 また、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携し次の来客を知らせることで、時間通りに会議を終了し退室を促す効率的なスペース管理を可能にします。

株式会社RECEPTIONIST
所在地 ：東京都渋谷区桜丘町20-1 渋谷インフォスタワー20F
代表 ：代表取締役CEO 橋本 真里子
設立 ：2016年1月21日
事業内容：クラウドサービスの開発・販売、受付業務コンサルティング
URL ：http://receptionist.co.jp/